Como melhorar a gestão de gastos no ambiente educacional

Referência no ensino bilíngue na região Norte, o Grupo Educacional ASLAN, que completou 50 anos em 2025 e já formou mais de 200 mil alunos em inglês, deu um passo na digitalização da gestão de despesas ao transformar a operação financeira de suas 12 unidades de idiomas no Pará e no Amazonas, além dos dois colégios em Belém (PA). A mudança ocorreu com a adoção de uma solução da ACG | PagCorp, fintech de meios de pagamento e gestão de despesas corporativas que integra sistema, aplicativos e múltiplos cartões.

Até então, cada unidade Aslan tinha um fundo fixo em dinheiro para gastos gerais como pequenas manutenções, compra de material para decorações festivas (Halloween, Valentine’s Day, Formaturas) e brindes para ações promocionais. Mas com o advento do Pix, o grupo passou a ter dificuldades com a transferência em espécie, tanto pela escassez de cédulas no mercado como pela mudança cultural no consumo.

Com a substituição do dinheiro físico pelos cartões, o Aslan ganhou agilidade no repasse das verbas e garantiu autonomia e liberdade ao setor pedagógico das unidades, que agora personalizam a compra dos materiais de acordo com o perfil do seu público, recorrendo tanto ao comércio local como ao e-commerce. "Como temos unidades nas quais o maior público é de adolescentes e adultos e outras kids e infantil, entendemos que era necessário fazer essa mudança e descentralizar esses pedidos do nosso setor de compras, no qual agora focamos pedidos em grande volume", explica Luan Miranda, gerente financeiro do Grupo Educacional Aslan.

Com a solução, os gestores têm visibilidade integral das despesas, checagem automatizada das compras e maior segurança no uso dos recursos. Já os colaboradores conseguem facilmente consultar o extrato e o saldo e ainda trocar a senha, sempre que necessário. "Tenho recebido um feedback muito positivo da minha equipe. Eles estão maravilhados com a solução PagCorp, porque não atrasam mais nada de pagamentos, conseguem acompanhar diariamente o que está sendo comprado e têm autonomia. Isso é importante para eles, porque às vezes a pessoa responsável pelo cartão da unidade não tem como sair para fazer a compra, então entrega para um terceiro e, quando este retorna, já consegue fazer a alteração da senha", detalha Miranda.

Além do uso nas unidades, o setor corporativo do grupo educacional passou a utilizar também soluções para despesas de viagem, como transporte, hospedagem e alimentação. Como a sede da empresa está em Belém, três ou quatro vezes por semestre os executivos viajam a Manaus para acompanhar as operações, realizar alinhamentos e lançar campanhas. "Em vez de depositarmos a ajuda de custo da viagem na conta pessoal do colaborador, abastecemos o cartão da PagCorp e não temos que nos preocupar com reembolsos", comemora o gerente financeiro.

"Os cartões corporativos tornam a relação entre empresas e colaboradores mais ágil e juridicamente segura, uma vez que essas soluções também ajudam a prevenir fraudes. Isso porque disponibilizam funcionalidades como monitoramento de despesas em tempo real, definição de limites e mais transparência nas transações e na prestação de contas", revela Liliane Josua Czarny, sócia e co-CEO da ACG | PagCorp.

O Grupo Aslan também pretende expandir o uso do cartão PagCorp para a modalidade Premiações, visando ao pagamento de bônus aos colaboradores pelo alcance de metas, além da opção de gift card, como forma de cashback para alunos durante a campanha de rematrícula. "Estamos evoluindo conforme a nossa necessidade, mas confesso que estou bastante satisfeito. Quando você implementa uma nova solução e recebe um retorno positivo, isso é muito satisfatório. A rotina costuma ser corrida, mas é importante perceber que uma decisão sua impacta de forma positiva o dia a dia dos colaboradores. No nosso caso, a PagCorp tem sido, inclusive, motivo de elogios por parte da diretoria", afirma Luan Miranda.

Vale lembrar que o uso de cartões corporativos e sistema de despesas leva às empresas o controle centralizado das despesas, o monitoramento instantâneo de transações e a análise com base nas políticas da empresa, além de eficiência nos processos administrativos e financeiros. Para os colaboradores, a solução elimina a necessidade de uso de dinheiro próprio, oferece agilidade na prestação de contas, maior autonomia para realizar compras e a eliminação de burocracias, como elaboração de relatórios financeiros ou armazenamento físico de recibos/notas fiscais.